|
|
前のページへ｜目次へ｜次のページへ
4.4.4 文書類
環境マネジメントシステム文書には、次の事項を含めること。
a) 環境方針、目的及び目標
b) 環境マネジメントシステムの適用範囲の記述
c) 環境マネジメントシステムの主要な要素、それらの相互作用の記述、並びに関係する文書の参照
d) この規格が要求する、記録を含む文書
e) 著しい環境側面に関係するプロセスの効果的な計画、運用及び管理を確実に実施するために、組織が必要と決定した、記録を含む文書
|
1. 2004年版改訂に伴う変更点
文書管理に関する要求事項は、2004年版改訂に伴ってISO 9001:2000とほぼ同じ形式・内容になりました。本条項には、環境マネジメントシステムを構築・運用する上でどのような文書を用意しなければならないかということが定められています。記録も文書の一種であるという考え方が採用されていますが、管理方法は文書管理とは異なりますし、「4.5.4 記録の管理」に要求事項が定められているので、記録についてはその項でまとめます。
2. 環境マネジメントシステムで要求される文書
環境マネジメントシステムを構築・運用する上で要求される文書としては、
・ 環境方針、目的・目標を記述したもの
・ 環境マネジメントシステムの適用範囲の記述
・ 環境マニュアル
・ 著しい環境側面に関する情報
・ 外部コミュニケーションの決定に関する記述
・ 運用基準から逸脱した場合の対応手順
・ その他、組織が必要と判断する文書
が要求事項として定められています。また、組織が必要と判断する文書には例えば、
・ 設備・工程に関する情報、取扱説明書
・ 環境マネジメントシステム運用組織図
・ 事故・緊急時の対応計画・手順
・ 目的・目標達成のための実施計画
・ 記録のフォーマット
などが挙げられます。
3. やはり環境マニュアルが必要か！？
規格の中で、文書には“環境マネジメントシステムの核となる各要素についての記述と各要素間の相互作用の記述”が求められています。
厳密に言えばISO 14001では環境マニュアルの作成は直接的には求められていませんが、環境マニュアルとは、“環境マネジメントシステムの核となる要素に関する記述と、各要素の相互作用の記述がなされているものである”と考えれば、結論としては環境マニュアルあるいはそれと同等のものを用意すること暗示しているということになります。
その環境マニュアルには規格の各章における基本的な要求事項とそれぞれの相互のつながりが記述されていればよいのですが、とくに中小企業（組織）においては関連文書（規定や関連手順書）の内容まで可能な限り盛り込んでしまうと文書化した手順の数の削減や文書体系のスリム化、使い勝手のよさの向上を図ることができます。
また、環境マニュアルの章立ては規格の章立てに沿う必要はなく、使いやすいような章立てにすればよいのですが、その場合は規格の要求事項の漏れがないか十分に気をつける必要があります。ただし、規格の章立てどおりのほうが審査員からは喜ばれます（審査員にとってはこのほうが審査しやすいということですね）。
4. 手順を文書化するかどうかの判断基準
本条項で文書化の要求があるものについては有無を言わさず文書化するしかないのですが、組織が必要と判断する文書については、文書化するかそれとも文書にまではしないでおくかという選択肢が発生します。この部分で判断基準を設けておくことによって無駄な文書化や必要な文書化の未実施が避けられるのではないかと思います。
その判断基準の例を以下に挙げます。
・ 手順を文書化しなかった場合に起こること
・ 法的およびその他の要求事項への順守を実証する必要性
・ その活動が一貫性を持って実施されるよう確実にする必要性
・ 手順を文書化することで得られる次のような利点
− コミュニケーションおよび訓練を通じた実施が容易
− 維持および変更が容易
− あいまいさおよび逸脱のリスクが少ない
− 実証性および可視性
また、文書化の形式は書面上に文章で記述したものだけでなく、例えば、
・ 限度見本・標準見本（写真やマスターサンプルなど）
・ 手順の再現ビデオ
・ メール
などが挙げられます。形式にはあまりとらわれずに実用に適した形で運用することが大切です。
5. 質問と回答
6. 関連サイト・書籍など
7. 不適合・改善要望事例と考察
| 不適合・改善要望事例 | 考察 |
|---|
| 運用手順書として「雨水処理装置運用管理規程」を作成しているが、環境マニュアルには関連文書としての参照記述がない。 |
環境マニュアルに追記し、改訂する。 |
|
前のページへ｜目次へ｜次のページへ
|
